關于印發《市農發投（昌達）公司
　　規范檔案管理工作實施細則》的通知
　　公司各部門、二級單位：
　　《市農發投（昌達）公司規范檔案管理工作實施細則》經公司領導簽批同意，現印發給你們，請嚴格遵照執行。
　　附件：《市農發投（昌達）公司規范檔案管理工作實施細則》
　　市農發投（昌達）公司
　　2016年10月19日
　　市農發投（昌達）公司
　　規范檔案管理工作實施細則
　　第一章 總 則
　　第一條 為加強公司檔案的規范管理，優化公司檔案工作流程，確保公司檔案的安全、系統、完整和運行機制的暢通，根據《中華人民共和國檔案法》、《湖北省檔案管理條例》、《企業檔案工作規范》等有關實施辦法和管理規定，結合公司實際，特制定本實施細則。
　　第二條 本實施細則所稱的檔案是指公司在管理和投資、融資、資產接收與租賃、擔保、基金運作等活動中直接形成的具有保存價值的紙質、電子、音像、實物等歷史記錄，它是公司管理運營中的重要憑證與依據，是公司不可或缺的信息資源和重要的無形資產。
　　第三條 檔案工作是公司的基礎性管理工作之一，應貫徹執行黨和國家有關法律法規，依法進行管理。
　　第四條 公司檔案工作實行集中統一管理，各種檔案由公司檔案部門集中保管，不得由業務部門或個人分散保存，任何個人不得據為己有。
　　第二章 管理體制和職責分工
　　第五條 公司綜合部是公司檔案管理的職能部門，對公司各部門、二級單位的檔案工作實行統籌管理、統一制度，監督、指導、檢查和考核。
　　第六條 公司各部門、二級單位必須明確一名兼職檔案管理員，建立檔案工作網絡，形成以檔案機構為核心，各部門、二級單位為基礎的檔案工作體系，為檔案工作正常開展和持續發展提供保障。
　　第七條 專（兼）職檔案管理員對擬歸檔的文件和資料的完整、準確、系統和形成質量負責。
　　第八條 兼職檔案管理員應負責履行文件管理責任，做好本部門或本單位檔案的收集、整理、移交工作。
　　第九條 專（兼）職檔案管理員應具備大學?？萍耙陨蠈W歷或同等學識水平，政治可靠，忠于職守，熟悉業務，遵紀守法，嚴守國家秘密和企業秘密，并保持檔案人員的相對穩定。
　　第三章 文件材料的形成與歸檔
　　第十條 公司各部門、二級單位要根據國家檔案法律法規和公司規定，建立健全各類文件材料的形成、積累、整理和歸檔的制度，確定文件材料歸檔的具體內容，將歸檔責任制落到實處并列入考核，確保歸檔的各類文件材料完整、準確、符合規范化要求。
　　第十一條 文件材料歸檔的范圍主要有：
　?。ㄒ唬┚C合管理類：上級機關或相關職能部門來文；公司對內對外發文；黨組會會議紀要、記錄；經理辦公會會議紀要、記錄；股東會、董事會、監事會會議決議、材料；省、市主要領導視察調研公司工作形成的錄音、錄像、照片及其文字說明；其他工作會議材料等。
　　<!--[if !supportLists]-->（二）<!--[endif]-->人事監察類：人事管理相關的規定、辦法、制度；人員招聘配置、薪酬福利、績效考核、勞動關系管理過程中形成的文件材料；黨建、群團工作；紀檢、監察工作等。
　?。ㄈ┴攧諘嬵悾耗甓冉洜I計劃、經營預算、年度財務審計報告；在公司財務制度、經營預算、資金管理、成本費用、稅收業務等工作中形成的文件材料；會計憑證、會計賬簿、會計報表等。
　?。ㄋ模┩顿Y融資類：年度投融資計劃；融資業務資料（包括質押、抵押及其他方式融資）；投資業務資料（包括盡調報告、合同協議、決策文件等）。
　?。ㄎ澹┓▌诊L控類：合同協議文本審查；涉訟項目資料；貸款項目審查資料；大額擔保審批資料；投資風險監控報表；參股企業股東會、董事會、監事會會議材料；法律顧問履職考核等。
　?。┵Y產租賃類：房產證、土地證、不動產權證；土地摘牌資料；資產劃撥文件；稅務減免文件；資金周轉文件；資產抵押登記資料；房屋租賃合同、房屋交接資料等。
　?。ㄆ撸┗饦I務類：基金的設立方案、合伙協議、上會資料、決策文件；基金投資項目及備案資料等。
　?。ò耍┱咝再J款：小額保證保險貸資料；委托和融資擔保資料等。
　?。ň牛┱咝越杩睿豪m貸周轉金資料（包括申請審批資料、借款合同等）。
　?。ㄊ┛萍紕撔骂悾喉椖勘M調報告、合同協議、決策文件等。
　?。ㄊ唬I務類：擔保及解保項目資料；涉訟項目資料等。
　　第十二條 文件材料的歸檔時間
　?。ㄒ唬└鞑块T、二級單位形成的管理性文件材料辦理完畢后于3個月內向檔案部門移交；
　?。ǘ┤耸聶n案材料在有關工作完成后，由人事部門審核整理，3個月內需向檔案部門移交；
　?。ㄈ嫅{證、會計賬簿、會計報表在會計年度終了后，由財務部門整理裝訂，3個月內需向檔案部門移交；
　?。ㄋ模└鞑块T、二級單位形成的業務項目資料辦理完畢后，由業務部門整理歸檔，原則上當月需向檔案部門移交，如遇周期較長的業務項目，必須在3個月內向檔案部門移交；
　?。ㄎ澹┫铝形募牧蠎S時歸檔：
　　1.已歸檔，但后期發生變更、修改、補充的文件材料；
　　2.公司重大項目所簽訂的合同協議類文件；
　　3.公司在管理運營中產生的各類權證文件。
　　第十三條 歸檔方式與要求
　?。ㄒ唬┕靖鞑块T、二級單位應將文件材料歸檔工作納入相關人員崗位責任制，并指定專人負責文件材料的收集、整理和歸檔工作。公司綜合部負責對各部門、二級單位文件材料歸檔工作進行指導、監督和檢查；
　?。ǘ┕靖鞑块T、二級單位在履行公司管理運營職能中以公司名義的發文由公司綜合部統一整理歸檔，其余文件材料按歸檔范圍由相關部門或單位整理歸檔（向綜合部移交或備案）；
　?。ㄈ┱須w檔的文件材料應遵循文件材料形成規律，保持其有機聯系，并符合有關標準、規范要求；
　?。ㄋ模w檔的文件材料必須為原件，因特殊情況無原件的，應盡可能將具有憑證作用的文件材料歸檔并將情況加以說明；
　?。ㄎ澹w檔文件材料的載體和字跡應符合耐久性要求；
　?。w檔的文件材料一般一式一份，重要的、利用頻繁的和有專門需要的應適當增加份數；
　?。ㄆ撸└鞑块T、二級單位的專（兼）職檔案管理人員應檢查本部門或單位歸檔文件材料的齊全、完整與準確情況，整理完畢并編制移交清單，由部門或單位負責人簽字核準后向檔案室移交，重要項目的文件材料移交時應編寫歸檔說明。
　　第十四條 公司管理結構和業務運營發生較大變化時，應及時修訂和完善文件材料歸檔范圍和歸檔要求。
　　第四章 檔案利用管理
　　第十五條 公司各部門、二級單位因工作需要利用公司檔案的，需如實填寫檔案利用登記審批表，完成審批手續后方可利用。
　　第十六條 公司綜合部有權對不按規定程序進行登記審批的檔案利用行為予以拒絕。
　　第十七條 外單位因工作需要利用公司檔案，必須持單位介紹信、工作證、身份證，經公司主要負責人簽字批準后方可利用。
　　第十八條　單位和個人利用檔案，應遵守下列規定：
　?。ㄒ唬├脵n案時按規定辦理登記手續，利用后及時反饋利用效果；
　?。ǘ├脵n案須在規定的時限內歸還，確有需要的，須及時辦理續借手續；
　?。ㄈn案利用者對檔案利用過程中的實體安全和信息安全負有全部責任。不得涂改、損毀、丟失、偽造檔案；不得泄露應保密的檔案內容。
　　第十九條 借閱檔案者，因工作調動、辭職或辭退等離開公司的，所借檔案必須在離開公司前歸還。
　　第五章 獎 懲
　　第二十條 公司各部門、二級單位應對檔案工作中成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵。
　　第二十一條　對違反本規定，有下列行為之一的，對相關責任人進行追責；造成檔案損失的，責令賠償損失；構成犯罪的，依法追究刑事責任：
　?。ㄒ唬┚懿话匆幎▽n案實行集中統一管理的；
　?。ǘ⒐芾磉\營活動中形成的應歸檔的材料據為已有，拒絕歸檔的；
　?。ㄈ┎话礆w檔范圍、歸檔時間和歸檔要求將管理運營活動中形成的應歸檔的文件材料、照片、錄音錄像、榮譽實物等向公司檔案管理部門移交，或借閱檔案逾期未歸還的；
　?。ㄋ模┩扛?、偽造或損毀、丟失檔案的；
　?。ㄎ澹┥米蕴峁?、抄錄、公布不宜公開的檔案內容導致檔案失泄密事故，或擅自出賣、轉讓、倒賣檔案牟利的；
　?。┟髦４娴臋n案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的。
　　第六章 附 則
　　第二十二條 本實施細則如與上級有關法規相抵觸時，以上級法規為準。
　　第二十三條 本實施細則由公司綜合部負責解釋。